Enfoque sistémico del proceso de planificación y la gestión de la cadena de suministro

Enfoque sistémico del proceso de planificación

El enfoque sistémico del proceso de planificación tiene como principal objetivo propiciar la planificación conjunta entre las diferentes áreas que realizan las actividades de la cadena de suministro, volviéndolas dependientes entre si y a la vez mejorando el resultado final.

El enfoque sistémico de la planificación comienza con las estadísticas de venta, utilizándolas como entrada para realizar el proceso de planificación de la demanda, que como salida genera el pronostico de la demanda, el cual a su vez, se vuelve la entrada para el siguiente proceso a realizar, la planificación de la distribución. El enfoque sistémico de la planificación termina con el último proceso de planificación que genera dos salidas, la ejecución de compras y el presupuesto de compras. Vamos a ver en detalle punto por punto.

Planificación de la demanda

La planificación de la demanda toma como entrada principal las estadísticas de ventas y luego es revisada contra las metas de ventas y las estrategias a realizar para alcanzar esas metas.

El proceso de la planificación de la demanda aplica análisis estadísticos a las tendencias del mercado para  pronosticar la demanda más probable sino se realiza ninguna acción para aumentarla. De esta manera se puede confirmar si las metas de ventas serán alcanzables o no, o si debe tomarse una estrategia para poder alcanzarlas. Este contraste estadístico contra las metas de ventas permiten reducir ese sesgo en la información que de otra manera podría aumentarnos el inventario innecesariamente con metas de ventas que nunca estuvieron acordes a la realidad o por el contrario aprovisionarnos adecuadamente frente a una subida en la demanda que por alguna razón ventas no esta poniendo atención. Parte del proceso también significa limpiar la información para no inflar números de demanda basado en estrategias que en su momento dieron éxito y que son las verdaderas responsables de cierto pico de venta, las cuales podrían reutilizarse si es que se piensa repetir la estrategia.

El proceso de la planificación de la demanda va a dar como resultado un pronostico por punto de venta o región, el cual ha sido negociado con ventas y operaciones con el propósito de planificar el resto de actividades de mercadeo y de la cadena de suministro que deberán realizarse para cumplirlo.

 

Planificación de la distribución (DRP)

La planificación de la distribución, también conocida como DRP (Distribution Resource Planning), toma como entrada principal el pronostico de ventas por punto de ventas o región para poder distribuir los productos de acuerdo a este pronostico según los diferentes puntos o zonas.

El proceso de la planificación de la distribución convierte el pronostico de ventas en reservas de inventario en tiempos y cantidades especificas, así como el programa de envíos, que no es más que el requerimiento de flota para mover esos inventarios.

Planificación de flota

Una vez identificado las cantidades a mover y cuando moverlas, mediante el programa de envíos, se necesita planificar la flota, si hay disponibilidad de flota (propia o subcontratada) para mover las cantidades necesarias en los momentos específicos o no, de no haber, sería necesario hacer más de un viaje a un punto de venta el mismo día, subcontratar a otro camión o renegociar la distribución diluyendo cantidades para poder tener la capacidad de mover la carga. Todo esta información se trasladara al presupuesto de la cadena de suministro.

Planificación de inventarios

La planificación de inventarios como entrada principal las reservas de inventarios generadas por los diferentes puntos de venta según el DRP.

El proceso de planificación de inventarios, buscara satisfacer esa demanda en cantidad y tiempo según sean las reservas actuales, y ya sea que se cuente con la capacidad o no de suplir la necesidad con el inventario existente, se evaluaran los niveles de inventario de seguridad y los tiempos de reaprovisionamiento ya sea para reponer los inventarios por medio de compras y/o por medio de requerimientos de producción.

Las empresas cuyo rubro sea el de distribución pasaran directamente al proceso de planificación de compras, pero aquellas empresas que si tienen plantas de producción, ejecutaran el MPS.

Planificación de la producción (MPS)

La planificación de la producción también conocida como MPS (Master Production Schedule), toma como entrada los requerimientos de producción solicitados por inventarios.

El proceso de la planificación de la producción va a transformar estos requerimientos en un programa de producción que le permita cumplir las cantidades, tiempos y especificaciones de los productos a producir, tomando en cuenta las capacidades de producción actuales y los recursos disponibles. (personal, herramientas, maquinas, materiales, presupuesto, horarios de trabajo, áreas de trabajo, etc.)

Para propósitos específicos de la gestión de la cadena de suministro, el MPS generará como salida un BOM (Boom of materials) o lo que es lo mismo, una lista de materiales a necesitar y las respectivas reservas de materiales.

Planificación de materiales (MRP)

La reserva de materiales es la entrada principal para la planificación de materiales, también conocida como MRP (Materials Requierements Planning).

El proceso de planificación de materiales transforma la reserva de materiales en requerimientos de compra. El proceso de planificación de materiales es similar y en muchos casos es llevado por la misma gerencia de inventarios, salvo un par de diferencias que deberían tenerse en cuenta:

A diferencia del inventario final que se le vende al cliente, los materiales podrían ser intercambiables, así que si un material hace falta, pero uno similar aprobado por producción y calidad esta disponible, se puede usar el similar.

Muchos materiales son consumibles y no dependen propiamente de un BOM, pero aún así deben planificarse.

Planificación de compras

Una vez obtenidas los requerimientos de compra, el proceso de compras transformara estos requerimientos en ordenes de compras dependiendo de las políticas de cada compañía, pues algunas compras podrían ejecutarse casi automáticamente y otras podrían pasar por varias aprobaciones y evaluaciones, pero independientemente de cuan automático sea el proceso, siempre habrá un proceso de planificación.

El proceso de planificación de compras evaluara los pedidos en tránsito, los costos de las compras y los tiempos de transito, antes de colocar la orden con el propósito de no colocar ordenes duplicadas, incumplimiento de presupuesto o incumplimientos de políticas internas.

Finalmente, el proceso de planificación de compras ejecutara las compras que cumplan todos los requisitos.

Elaboración del presupuesto de la cadena de suministro

El presupuesto de la cadena de suministro toma las cantidades y costos de los materiales, herramientas, componentes, productos, servicios a adquirir para calcular las necesidades económicas de la empresa para satisfacer la demanda pronosticada.

Es importante resaltar, que una buena práctica de las empresas es separar presupuestos de necesidades operativas, del presupuesto de inversiones en capital, también llamado presupuesto de CAPEX. Este presupuesto de hecho, si debe tener otras consideraciones financieras y estratégicas antes de ser terminado y aprobado.

La elaboración del presupuesto de la cadena de suministro si bien se hace al mismo tiempo que otras áreas están trabajando su presupuesto anual, basándose en todo el conjunto de necesidades pronosticadas por las diversas áreas para cuantificar sus costos, tiene especial importancia porque de este depende en gran medida toda la cadena de valor y la creación de ventajas competitivas.

Para algunas empresas el cumplimiento del presupuesto de compras (o de la cadena de suministro) se vuelve uno de los indicadores principales del desempeño de los gerentes, pero cuidado con volverla una camisa de fuerza. Siempre debe recordarse que el presupuesto será tan bueno como las entradas que recibió y que incluso, el mejor pronostico de la demanda tiene un porcentaje de error.

¿Estas de acuerdo con los eslabones del proceso sistémico descrito? ¿Crees que hay un eslabón perdido? Déjame saber en tus comentarios.